PHENICIA-CONTACT, logiciel de planification du personnel, est une solution centrale, multi-sites, multitâches et multilingue, destinée aux Centres d’Appels,qui permet à tout type d’organisation de se constituer une solution adaptée et rapidement opérationnelle. PHENICIA-CONTACT apporte à l’ensemble de l’organisation un outil complet d’aide à la décision pour le court et le moyen terme. L’articulation se fait autour des problématiques complexes et changeantes des nécessités de productivité, du respect du cadre légal et de la prise en compte des demandes des collaborateurs.

PHENICIA-CONTACT possède une base complètement paramétrable en fonction des contraintes propres à chaque environnement. A cette base s’ajoute un ensemble de modules, qui étend ses fonctionnalités en fonction des besoins de l’entreprise.
La base de PHENICIA-CONTACT inclut en standard :

  • Les paramètres de l’environnement de travail
  • Le fichier personnel
  • L’aménagement des horaires
  • Les éditions
  • L’envoi des horaires par mail
  • Le module WEB
  • Les exports

La base permet également la communication des horaires par mail aux agents.

➢ Les modules

  • Gestion des flux et charges prévisionnelles

Génération des effectifs prévisionnels (en personnel) à partir des flux d’appels récupérés de l’ACD ou d’un fichier Excel, ou à partir d’une estimation d’un volume horaire prédéfini. (Calcul basé sur l’approche ERLANG C)

  • Optimisation des horaires du personnel

Planification des horaires du personnel en respectant tous les paramètres définis et en assurant une couverture optimale des besoins. L’optimisation intègre la modulation (annualisation) des horaires ainsi que leurs adaptations à des besoins éventuels de covoiturage.

  • Suivi des absences et des horaires

Visualisation statistique de l’activité du personnel avec analyse globale et individuelle du taux d’absentéisme ainsi que de la gestion des absences (via un module web fourni et permettant aux agents de consulter leurs plannings et faire des demandes d’absence ou des demandes d’échange d’horaire)

  • Dimensionnement des ressources du personnel

Détermine l’effectif d’agents nécessaires pour couvrir un besoin défini en fonction du type de contrat (temps complet ou partiel). Utile pour démarrer une nouvelle activité ou faire évoluer une activité existante.

  • Détachements et réunions

Gestion des affectations exceptionnelles des agents et intégration de ces indisponibilités dans l’optimisation ou positionnement post-optimisation si la planification a déjà été réalisée.

  • Gestion des pauses

Calcul de la répartition optimale des pauses des agents planifiés selon les règles en vigueur dans l’établissement et en particulier celle de la « préservation de l’acuité visuelle ».

  • Gestion des postes

Optimisation de l’affectation des postes au personnel. Utile si le nombre de postes disponibles est très inférieur au nombre d’agents planifiables)

  • Emission d’appels/Messagerie

Permet de définir les besoins en effectif des émissions d’appels et d’emails en fonction d’un paramétrage défini.

  • Adhérence

Comparatif en temps réel du flux prévisionnel et du flux entrant permettant, à court terme, de prévenir les situations de sur-effectif ou sous-effectif et de prendre les décisions qui s’imposent.

  • Externalisation

Optimise les ressources d’un personnel multi-compétent où chaque individu est associé simultanément à plusieurs partenaires (Donneurs d’ordre).